データベースの作成
データベースファイルの作成
- Accessを起動する
- 「空のデータベース」を選択
- ファイル名をつけて保存
すでにAccessが起動しているときは「新規作成」をクリックし
2以降の操作を実行する。
データのインポート
すでにExcelでデータベースを作ってあったり
Access以外のデータベースソフトでデータベースを作ってある場合は
またAccessで作り直すのではなくそれらのデータを取りこむと便利である
この操作のことを「インポート」と呼ぶ。
インポートをするときにはテーブルやクエリなど他のオブジェクトが
開いていない状態でなければならない。
- 「ファイル」→「外部データの取りこみ」→「インポート」をクリック
- 「先頭行をフィールド名として使う」にチェックが入っていることを確認し
「次へ」をクリック
- 保存するテーブル名を選択し「次へ」をクリック
(新しくテーブルを作成するときには「新規テーブルに保存」を選択)
- インポート先のテーブルを確認し「完了」をクリック
インポートがうまくいかない場合
特にAccessで作ったテーブルにインポートするとエラーが発生することもあるが
そのときには次の点を確認する
- フィールド名が一致しているか(半角・全角の違いも含む)
- フィールド数に過不足がないか
- データに空白セルがないか など
以上の点を確認して修正しもう一度インポートを実行する。
リレーションシップの設定
複数のテーブルを作成したら、今度はクエリなどを作るために
リレーションシップを設定し、テーブルをつなぐ必要がある。
このときもインポートのときと同じようにテーブルやクエリなど他のオブジェクトが
開いていない状態でなければならない。
また、フィールド名が異なっていてもリレーションシップは設定できるが、
リレーションシップを設定するときに混乱の元になるので
同じデータが入るフィールドは同じ名前にしておくことが望ましい。
- 「リレーションシップ」をクリック
- リレーションシップを設定するテーブルを選択し「追加」をクリック
- 同じ名前のフィールドをドラッグして重ね、重なったらマウスのボタンを離す
- 「参照整合性」にチェックを入れて「作成」をクリック
参照整合性がうまく設定できない場合
参照整合性を設定しようとしたときにエラーが発生したときには次の点を確認する
- 2つのテーブル間でデータに過不足がないか
- データに空白セルがないか など