| AccessのデータをExcel用に変換する |
|
Accessは最初パソコンを買ったときにはついていないため､せっかくAccessで表を作っても、相手のパソコンでは使用できないことがある｡そこでここではAccessのデータ（テーブルなど）をExcelのデータに変換する方法を紹介する｡ 1、データベース画面からExcelファイルに変換するデータを選択する 2、「ファイル」をクリックし､その中にある「エクスポート」をクリックする 3、「ファイルの種類」の中から「Excel97−2000」を選択する 4、「保存」をクリックする |
| 他のデータベースのファイル（テーブルなど）を取り込む |
|
すでにAccessを使って作成したデータベースファイルがあり、なおかつその中にあるテーブルなどを再利用する場合､もう一度同じものを作るのは二度手間である｡そんなときにはインポート機能を使って作成済みのテーブルなどを取り込むと良い｡ 1、「ファイル」→「外部データの取り込み」→「インポート」をクリック 2、｢ファイルの種類｣の中から「Access」を選択する 3、データベースファイルを選択して開く 4、取り込むもの（テーブルなど）を選択し､「ＯＫ」をクリック 注意点 テーブル以外のものを取り込むときには､その元になるテーブルも取り込まないとエラーが発生する｡また、複数のテーブルを取り込むときに一つずつ取り込むと、リレーションシップがなくなってしまうので、テーブルを取り込んだあとにはリレーションシップの確認をする必要がある｡ |
| 二つの文字列を一つにまとめるには？〜テキストの演算クエリ〜 |
新しいフィールド名を設定するときにすでにあるフィールド名や算術演算子を使っていろいろな計算ができる｡これは数値だけでなく､データ型が「テキスト型」になっているものでも足し算のみなら可能である｡
例：新しいフィールド：［フィールド１］＋［フィールド２］ しょうじきもの ： しょうじ ＋ きもの |
| フォームでデータを追加できない？ |
| もしもフォームを作った後、新しいデータを追加しようとしたときにうまくできなかったら､元になるテーブルやクエリの確認をすることをおすすめする｡特にクエリは複数のテーブルなどを合成して作るため同じフィールド名があったときに主キーと外部キーに設定してあるもののどちらを使うかでよく間違えがちだが､主キーと外部キーがあるときには外部キーのほうを優先して使ったほうが良い｡もしクエリのほうで主キーのほうを使っているフィールドがあったら、そこを外部キーに変えれば問題は解決する｡ |
| フォームのデザインを変更する |
|
Accessには通常１０種類のフォームのデザインが用意されている。もしもフォームが完成したあとでデザインを変更したくなったときには、次の手順で変更できる｡ 1、フォームのデザインビューの画面に切り替える 2、フォームセレクタ（縦と横の目盛りの交点）をクリック 3、「書式」→「オートフォーマット」をクリック 4、デザインのパターンを選択し､「ＯＫ」をクリック |
| 条件に合うデータだけを表示する〜フォームフィルタ〜 |
|
データを探すときに条件を絞ってデータを探したいときには、「フォームフィルタ」という機能を使うと良い｡これはExcelの「オートフィルタ」機能と同じようなもので､条件に一致するデータだけを表示し、それ以外は非表示にする機能である｡ 1、「フォームフィルタ」をクリック 2、検索条件を入力する 3、「フィルタの実行」をクリック ちなみに解除するときには同じ場所が「フィルタの解除」に変わるので､そこをクリックする。 注意点 解除しないと該当しないデータはずっと非表示のままなので、使い終わったら必ずフィルタを解除するようにしよう｡ |
| フォームへのデータ入力はマウスでやろう！〜コンボボックスの作成〜 |
|
もし都道府県名の入力など、データを入力するときにある程度選択肢が限られているときは､マウスでクリックするだけでデータを入力できるようにすることも可能である｡ 方法としてはいろいろあるが､ここでは一例として「コンボボックス」を使用した方法について説明する｡ 1、フォームのデザインビューの画面に切り替える 2、コンボボックスを指定する場所にあるテキストボックスを消去する 3、ツールボックスの中から「コンボボックス」をクリックする 4、任意の場所でドラッグし､コンボボックスを作る 5、「表示する値をここで指定する」を選択し、「次へ」をクリック 6、リストに表示する項目を入力する 7、出力先のフィールドを指定する 8、コンボボックスに名前をつけて「完了」をクリックする |
| フォームへのデータ入力はマウスでやろう！〜オプショングループの作成〜 |
|
二者択一でデータを入力するときは､マウスでクリックするだけでデータを入力できるようにすることも可能である｡ 第２弾は「オプショングループ」を使用した方法について説明する｡ 1、フォームのデザインビューの画面に切り替える 2、オプショングループを指定する場所にあるテキストボックスを消去する 3、ツールボックスの中から「オプショングループ」をクリックする 4、任意の場所でドラッグし､オプショングループを作る 5、オプショングループの選択肢を入力する 6、｢次へ｣を２回クリックし、出力先のフィールドを指定する 7、ボタンと枠の種類を決める 8、オプショングループに名前をつけて「完了」をクリックする |